SaaS Management: Wie Sie Schatten-IT stoppen, bevor sie Ihrem Unternehmen schadet
In vielen Unternehmen wächst sie unbemerkt: Schatten-IT. Sie wirkt harmlos – und wird schnell zur echten Gefahr. Ein eindrückliches Beispiel liefert die schwedische Supermarktkette Coop: Ein externer IT-Dienstleister wurde über eine kaum beachtete Fernwartungssoftware angegriffen. Die Folge: Rund 800 Filialen mussten schließen, weil die Kassensysteme ausfielen. Der Auslöser? Eine funktionale, aber unkontrollierte Software – ohne Transparenz, ohne Absicherung.
Die gute Nachricht: Sie können aktiv etwas dagegen tun. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Schatten-IT erkennen, besser verstehen – und gezielt eindämmen.
Was ist Schatten-IT – und warum ist sie so riskant?
Schatten-IT beschreibt Software oder Hardware, die ohne Wissen oder Zustimmung der IT eingesetzt wird – oft im SaaS-Bereich. Viele Mitarbeitende registrieren sich eigenständig bei Tools wie Trello, Dropbox oder Notion. Meist, weil offizielle Lösungen zu lange brauchen oder nicht ausreichen.
Was auf Eigeninitiative hindeutet, birgt ernste Risiken:
Sicherheits- und Compliance-Risiken: Unkontrollierte Tools gefährden den Datenschutz. Kommt es zu einer Datenpanne, kann das teuer werden. Laut dem IBM Cost of a Data Breach Report 2024 liegen die durchschnittlichen Kosten pro Vorfall in Deutschland bei 4,9 Millionen Euro – in der Industrie sogar bei 9,34 Millionen Euro.
Doppelte Tools – doppelte Kosten: Wenn mehrere Teams dieselben Funktionen unterschiedlich abdecken, steigen Aufwand und Ausgaben. Laut Gartner entfallen 30–40 % des IT-Budgets großer Unternehmen auf Schatten-IT. Diese Ausgaben sind weder geplant noch gesteuert – und damit besonders riskant.
Problematisch ist auch: Schatten-IT bleibt oft lange unentdeckt. Vor allem, wenn sie sich in verschiedenen Abteilungen unabhängig entwickelt.
Schatten-IT in 4 Schritten vermeiden
- SaaS-Tools automatisiert identifizieren
Der erste Schritt: Transparenz schaffen. Eine Plattform wie USU SaaS Management zeigt, welche Tools tatsächlich im Einsatz sind – inklusive unautorisierter Anwendungen, ungenutzter Lizenzen und mehrfach genutzter Accounts.
Mit automatisierter Analyse erkennen Sie frühzeitig Risiken und behalten die Kontrolle – ohne manuelle Nachverfolgung.
- Mitarbeitende schulen – und zuhören
Schatten-IT entsteht, wenn Teams sich übergangen fühlen. Schulungen helfen, Risiken zu erklären und sichere Alternativen zu zeigen. Diese Schulungen sollten:
- fester Bestandteil des Onboardings sein
- regelmäßig stattfinden
- durch klare Kommunikation und aktives Zuhören ergänzt werden
So stärken Sie Vertrauen – ganz ohne Verbote.
- Bessere Tools aktiv anbieten
Wenn bestehende Lösungen nicht überzeugen, suchen Teams nach Alternativen. Schatten-IT ist oft ein Hilferuf. Binden Sie die Fachbereiche ein:
- Welche Funktionen fehlen?
- Gibt es bessere Alternativen?
- Können zentrale Tools die Schattenlösungen ersetzen?
Gute Tools stärken die IT als Partner – nicht als Bremser.
- Genehmigungen vereinfachen
Langwierige Freigaben treiben Teams in die Schatten-IT. Besser:
- schlanke Prozesse
- automatisierte Workflows
- ein Self-Service-Portal mit geprüften Tools
So bekommen Fachbereiche schnell, was sie brauchen – und bleiben im sicheren Rahmen.
Fazit: Proaktiv gegen Schatten-IT
Schatten-IT ist kein neues Phänomen – aber es wächst. Besonders im Homeoffice oder bei dezentralen Teams.
Wer früh handelt, gewinnt:
- Transparenz durch SaaS-Management
- Vertrauen durch Schulungen
- Akzeptanz durch passende Tools
- Effizienz durch klare Prozesse
So wird aus einem Risiko eine Chance: für mehr Sicherheit, schlankere Strukturen – und ein gestärktes IT-Management.
Sie möchten mehr erfahren? Unsere Expertinnen und Experten zeigen Ihnen gern, wie Sie mit USU SaaS Management Schatten-IT erkennen und stoppen.
