Das richtige FinOps-Tool & Budget wählen
Phase 4: Wie entscheidet man das beste FinOps-Tool und bekommt Budget?
Sie haben viel Arbeit investiert: Anforderungen definiert, Angebote verglichen, die besten Anbieter identifiziert. Jetzt geht es darum, eine fundierte Entscheidung zu treffen – und intern die Zustimmung dafür zu erhalten.
In dieser letzten Phase unterstützen wir Sie dabei:
- Einen nachvollziehbaren Business Case zu erstellen
- Risiken realistisch einzuschätzen
- Das Executive Sign-off zu erreichen – und Ihre Empfehlung durchzusetzen
Wie erstelle ich einen Business Case für die Tool-Auswahl?
Jetzt fließen alle Erkenntnisse zusammen. Ziel ist es, die Angebote Ihrer Shortlist miteinander zu vergleichen – nicht nur nach Preis, sondern auch nach Mehrwert. Das gelingt am besten mit einem Business Case, der die wichtigsten Kennzahlen gegenüberstellt.
Den Mehrwert des FinOps-Tools evaluieren
Sie haben bereits in Phase 1 gesehen, wie sich der Nutzen eines neuen Tools berechnen lässt. Wenden Sie diese Methode nun auf Ihre Favoriten an. Typische Beispiele:
Das Tool unterstützt beim Cloud-Kostenmanagement:
- KPI: Identifiziert ungenutzte Ressourcen (z. B. X %)
- KPI: Spart durch Rightsizing überdimensionierter Instanzen (z. B. X % Kostensenkung)
- KPI: Unterstützt bei der Planung von Reserved Instances (Amortisation in X Monaten)
Das Tool verbessert Budgetierung und Prognosen:
- KPI: Ordnet z. B. X % der Cloud-Kosten einzelnen Business Units zu
- KPI: Erreicht eine Tag-Coverage von X % für bessere Kostentransparenz
Beispiel für den direkten Vergleich:
|
KPI |
Tool A |
Tool B |
|
Tag-Abdeckung |
80% |
95% |
|
Kostenverteilung per Tags |
85% |
96% |
|
Allokation der Shared Costs |
60% (manuell) |
90% (automatisiert) |
|
Datenaktualisierung |
täglich |
stündlich |
|
Regeldefinition |
fest |
flexibel, nutzungsbasiert |
| Rollen mit Custom-Views |
2 (Finance, Ops) |
5+ (inkl. Dev, Mgmt) |
|
Anatomie-Erkennug |
12–24 Std. |
<2 Std. |
|
Ausgaben-Mapping an Business Units |
75% |
98% |
Tipp: Wenn durch den Toolwechsel alte Tools entfallen oder Lizenzkosten sinken, leisten diese Einsparungen einen Beitrag zum Gesamtnutzen.
Einfach und überzeugend präsentieren
Komplexe Excel-Modelle mit vielen Formeln wirken oft wenig vertrauenswürdig – besonders bei Entscheidenden, die sie nicht selbst erstellt haben. Klarheit gewinnt.
Erklären Sie Ihre Logik verständlich, mit wenigen, aussagekräftigen Kennzahlen. Zeigen Sie auch, wie sich das Ergebnis verändert, wenn sich einzelne Annahmen ändern. Das schafft Vertrauen.
Interne Aufwände nicht vergessen
Toolpreise sind einfach vergleichbar. Doch auch der interne Aufwand zählt:
Wie viel Zeit und Ressourcen braucht Ihr Team, um das Tool produktiv einzusetzen? Gibt es Schulungsbedarf oder Projektaufwände?
Erst wenn Sie alle Kosten und Aufwände den erwarteten Vorteilen gegenüberstellen, entsteht ein realistisches Bild – und ein belastbarer Business Case.
Wie lassen sich Risiken realistisch bewerten?
Auch wenn alles gut geplant ist – ganz ohne Risiko geht es nicht. Deshalb lohnt es sich, potenzielle Stolpersteine vorab zu beleuchten.
Holen Sie echte Referenzen ein
Bitten Sie Ihre Favoriten um Referenzen aus ähnlichen Unternehmen – nicht nur Fallstudien aus der PowerPoint-Präsentation. Am besten sprechen Sie direkt mit diesen Kundinnen und Kunden.
Stellen Sie Fragen wie:
- Wie lief die Einführung des Tools?
- Wie gut funktioniert der Support im Alltag?
- Werden die versprochenen Funktionen wirklich genutzt?
Solche Gespräche liefern realistische Einschätzungen – ehrlich, praxisnah und wertvoll für Ihre Entscheidung.
Merke: Risiken entstehen nicht nur durch Technik. Vertrauen ist ein wichtiger Faktor. Und der wächst mit echten Erfahrungen aus der Praxis.
Wie erhalte ich das Sign-off meiner Vorgesetzten?
Wenn Business Case und Risikoeinschätzung stehen, geht es darum, Ihren Vorgesetzten zu überzeugen. Optimalerweise haben Sie Ihre Stakeholder bereits früh eingebunden. Dann ist dieser Schritt nur noch ein formaler Abschluss.
So überzeugen Sie Ihre Entscheiderinnen und Entscheider:
- Zeigen Sie den erwarteten Mehrwert klar und verständlich
- Legen Sie die Gesamtkosten offen – inkl. interner Aufwände
- Beschreiben Sie die bewerteten Risiken und wie Sie damit umgehen
- Erklären Sie transparent, warum Sie einen Anbieter empfehlen
Wichtig: Machen Sie es Ihrem Gegenüber einfach, Ja zu sagen.
Vermeiden Sie zu viele Details – bleiben Sie besser auf strategischer Ebene. Zeigen Sie, dass Sie realistische Szenarien durchdacht haben. Wer die Zahlen kennt und die Auswirkungen verschiedener Annahmen belegen kann, punktet mit Kompetenz.
Was folgt nach der Tool-Entscheidung?
Sobald Sie das „Go“ haben, verlagert sich der Fokus auf die Umsetzung. Hier arbeiten wir Seite an Seite mit Ihnen, um die Strategie in die Praxis umzusetzen.
Unsere FinOps-zertifizierten Experten nehmen sich Zeit, um Ihre Ziele zu erfassen und die richtige Kombination aus Tools und Services passend zu Ihren Anforderungen zu ermitteln. Gemeinsam erstellen wir einen klaren Fahrplan, der Ihren Prioritäten und Ressourcen entspricht.
Das Ergebnis ist nicht nur eine schnelle Tool-Implementierung, sondern eine durchdachte Umsetzung, die sicherstellt, dass Sie vom ersten Tag an bereit sind, einen Mehrwert Ihrer Cloud-Investitionen zu realisieren.
Quick References
Direkt ins Gespräch kommen
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Stephano Gerads
Sales Development
FinOps
Daniel Decker
Sales Development
FinOps
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