Find Your FinOps Tools

Phase 3: Wie priorisieren wir unsere FinOps-Anforderungen?

Sie haben sich im letzten Schritt einen Überblick über mögliche FinOps-Anbieter verschafft. Nun ist es Zeit, konkreter zu werden. Welche Anforderungen sind wirklich entscheidend? Und wie finden Sie die Tools, die am besten zu Ihrer Organisation passen?

In dieser Phase geht es darum:

Den Rahmen für Ihre Tool-Investition klar zu definieren

Ein strukturiertes Request for Proposal (RFP) zu erstellen

Anbieterantworten systematisch zu vergleichen

Präsentationen sinnvoll auszuwerten

Bei Bedarf einen Proof-of-Concept (PoC) durchzuführen

Am Ende steht Ihre individuelle Shortlist – mit den Tools, die wirklich zu Ihrem Bedarf passen.

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Sobald der Projektumfang definiert ist, erstellen Sie ein Request for Proposal (RFP). Dieses Dokument bildet die Grundlage für eine strukturierte und vergleichbare Rückmeldung der Anbieter. Es sollte alle Informationen enthalten, die ein Toolanbieter benötigt, um Ihr Projekt richtig einzuordnen und ein passendes Angebot zu erstellen.

Typische Bestandteile eines RFPs sind:

Projektziele: Eine kurze Zusammenfassung der Ausgangssituation und der gewünschten Entwicklung
Leistungsumfang: Welche Aufgaben und Prozesse soll das Tool abdecken?
Mengenangaben: Wie viele Nutzende, Geräte oder Rollen sind betroffen?
Ablauf: Ein einfacher Zeitplan mit den wichtigsten Meilensteinen
Antwortstruktur: Hinweise, in welchem Format Anbieter ihre Antworten liefern sollen
Funktionsanforderungen: Eine strukturierte Liste – z. B. in Excel – mit Muss- und Kann-Kriterien. Anbieter bewerten hier, ob:

- die Anforderung standardmäßig abgedeckt ist
- eine Anpassung notwendig ist
- ein Partnerprodukt zum Einsatz kommt
- die Funktion nicht verfügbar ist

Hinweis: Solche Listen können schnell umfangreich werden. Falls Sie Unterstützung beim Einstieg brauchen, stellen wir Ihnen gern ein Beispiel zur Verfügung.

Sobald die Angebote eingehen, beginnt die eigentliche Vergleichsarbeit. Manche Kriterien – wie z. B. die Abdeckung funktionaler Anforderungen – lassen sich klar messen. Andere Aspekte sind deutlich subjektiver, etwa Benutzeroberfläche, technische Passung oder der Eindruck vom Supportteam.

Auch diese „weicheren Faktoren“ lassen sich strukturieren – zum Beispiel in einer Vergleichstabelle:

FinOps Vendor

So erkennen Sie auf einen Blick, welche Anbieter besonders gut zu Ihren Anforderungen passen – und welche Sie zur Präsentation einladen möchten.

Eine gut vorbereitete Präsentation hilft Ihnen, das Angebot eines Anbieters besser zu verstehen – weit über die Funktionsliste hinaus. Sie erhalten Einblicke in das Team, die Arbeitsweise und die Nutzerführung im Tool.

Nutzen Sie die Gelegenheit, um:

Einen persönlichen Eindruck vom Anbieterteam zu gewinnen

Die Benutzeroberfläche und das Bedienkonzept kennenzulernen

Zentrale Anforderungen und KPIs zu verifizieren

Einen Blick auf geplante Funktionen zu werfen

Offene Fragen zu klären – auf beiden Seiten

Details zu Projektkosten und Ressourceneinsatz zu besprechen

Solche Präsentationen sind oft entscheidend für die Auswahlentscheidung.

Ein Demo-Termin gibt Ihnen einen ersten Eindruck – aber manchmal reicht das nicht aus. Wenn es noch offene Fragen gibt oder das Vertrauen fehlt, ist ein Proof-of-Concept (PoC) sinnvoll.

Dabei testen Sie das Tool für ein bis drei Tage mit realen Anwendungsfällen – strukturiert und zielgerichtet. Wichtig ist, dass beide Seiten Zeit und Know-how einbringen.

Worauf Sie achten sollten:

Ziele definieren: Was genau wollen Sie prüfen?

Use Cases auswählen: Welche Szenarien sind besonders relevant?

Ablauf planen: Ein klarer Zeitrahmen hilft, den PoC effizient durchzuführen

Glückwunsch! Sie haben Ihre Favoriten gefunden und sind bereit für den nächsten Schritt. Jetzt geht es darum, den besten Anbieter auszuwählen und die internen Entscheider zu überzeugen.